Chaque menu propose un workflow standard et permet un travail collaboratif sur les fiches. Par exemple, pour le menu Traitements, les fiches sont créées et modifiées par les référents sur leur périmètre (Responsables de traitements ou Services). Elles sont ensuite transmises au DPO pour leur publication au registre. Le DPO peut également créer des fiches et les publier directement. En standard, seul le DPO peut publier les fiches au registre. Il peut être aider par des Assistants DPO.

L'état des fiches suivent les étapes du workflow :