Versionnage des fiches

Le versionnage des fiches du registre RGPD est essentiel parce qu’il garantit la valeur juridique et la fiabilité du registre officiel.

➡️ Sans versionnage, un registre n’est pas réellement officiel ni opposable.

Processus du versionnage :

1. La fiche V1 est publiée au registre
2. L’action « Nouvelle version » crée automatiquement un brouillon V2.
3. Modification et validation de la V2
4. L’action « Publier » remplace la V1 par la V2 dans le registre.
5. La V1 est automatiquement archivée et reste accessible dans l’historique.

Depuis la liste des traitements, vous pouvez afficher toutes les versions d’une fiche :

• Affichez les fiches archivées pour voir les anciennes versions.
• Ajoutez les colonnes Version et Version ID.
  • Le Version ID suit la structure : ID d’origine + “.” + numéro de version.
  • Exemple : 123.2 = deuxième version de la fiche dont l’ID d’origine est 123.
• Filtrez sur l’ID d’origine pour afficher l’ensemble des versions d’une même fiche.

Depuis chaque fiche, un indicateur de version et de statut est toujours visible dans la barre d’outils.

• Il vous indique immédiatement la version sur laquelle vous travaillez et son statut.
• Vous pouvez ouvrir les autres versions en un seul clic.

Dans l’onglet Infos, vous retrouverez :

• toutes les informations de version et de statut,
• ainsi que l’historique complet des versions, avec les motifs de révision lorsqu’ils ont été renseignés.

Indicateur d'état et de version en haut, à gauche du formulaire :