Actions ou Activités 
Le module Action (ou Activités) permet de planifier des tâches individuelles ou collectives et de suivre et documenter vos actions de conformité. Vous pouvez notamment définir des priorités, partager des documents et déclencher des rappels par mail.
Il vous permet ainsi de démontrer votre accountability en assurant la traçabilité des actions réalisées ou à mener.
Les actions peuvent concerner, par exemple :
- les sessions de sensibilisation ;
- les audits de traitements ;
- les actions relatives à la sécurité ;
- la gestion des durées de conservation ;
- et plus généralement toute action nécessaire à votre démarche de conformité.
Chaque utilisateur accède uniquement aux actions qui le concernent. Il peut s’agir d’actions rattachées à son périmètre organisationnel (entité ou unité), d’actions pour lesquelles il a été désigné comme participant, ou d’actions dont il est le créateur.
Créer et rattacher des actions
La page suivante présente le fonctionnement des actions, notamment la possibilité de les rattacher à des fiches d’autres modules : traitement, demande de droits, violation de données, tiers, etc.
Plans d’action issus des évaluations
Provacy permet également de créer des plans d’action à partir des champs d’évaluation. Les réponses « Non conforme » ou « Partiellement conforme » sont regroupées dans une liste afin de disposer d’une vision claire des actions à mener.
Cette fonctionnalité est disponible pour les modules comportant des évaluations :
- Traitements ;
- AIPD ;
- Systèmes d’IA ;
- Anti-corruption (Sapin II).
Suivi mensuel des activités
Le Suivi mensuel permet de piloter les activités selon plusieurs critères : mois, entité, unité, charge de travail, etc. Cet affichage est disponible pour certains rôles. Pour demander son activation, contactez le Support Provacy.
Charges de travail
Pour chaque action, l’utilisateur peut renseigner le temps consacré à sa réalisation. Cette fonctionnalité est optionnelle et permet notamment de suivre la charge de travail liée aux activités dans le Suivi mensuel.